Od 1. januára 2027 čaká slovenské firmy významná zmena. Elektronická fakturácia v B2B a B2G segmente sa stane povinnou a komunikácia bude prebiehať prostredníctvom európskej siete Peppol. Faktúry už nebudú predstavovať PDF prílohy v e-mailoch, ale štruktúrované elektronické dokumenty vo formáte XML, ktoré budú spracovateľné automatizovanými systémami.
Pre mnohé organizácie to znamená viac než len splnenie novej legislatívnej povinnosti. Dotkne sa totiž všetkých systémov, ktoré dnes vytvárajú alebo prijímajú faktúry – od ERP riešení cez zákaznícke systémy až po špecializované podnikové aplikácie.
Digitálny poštár je len prvý krok
Aby firma mohla komunikovať v sieti Peppol, potrebuje certifikovaného poskytovateľa, takzvaný Peppol Access Point.
V rámci skupiny SYNTECA túto úlohu plní riešenie SOFTIP Digitálny poštár. Ten zabezpečuje bezpečné prijímanie a odosielanie elektronických faktúr v súlade s požiadavkami siete Peppol a funguje ako komunikačná brána medzi organizáciou a externým prostredím.
Pri menších organizáciách môže byť takéto riešenie postačujúce. Vo veľkých spoločnostiach však často vzniká ďalšia výzva – ako zabezpečiť komunikáciu medzi Digitálnym poštárom a množstvom interných systémov, ktoré faktúry vytvárajú alebo spracúvajú.
Najväčšou výzvou býva integrácia
Mnohé organizácie dnes prevádzkujú viacero ERP systémov, špecializované fakturačné riešenia, SAP prostredia, IS-U systémy alebo ďalšie podnikové aplikácie.
Každý z nich používa vlastné dátové modely, rozhrania a procesy. Ak by sa každý systém integroval na Peppol samostatne, znamenalo by to vysoké náklady na implementáciu, údržbu aj budúce legislatívne zmeny.
Práve preto vzniklo riešenie Alanata ECN (eInvoice Communication Node), ktoré funguje ako centrálna komunikačná vrstva medzi podnikovými systémami a Digitálnym poštárom.
„Elektronická fakturácia nie je len o splnení legislatívnej povinnosti. Pre mnohé organizácie predstavuje príležitosť zjednodušiť a zautomatizovať procesy naprieč viacerými systémami. V rámci skupiny SYNTECA preto spájame silné stránky riešenia SOFTIP Digitálny poštár s platformou Alanata ECN, ktorá zabezpečuje integráciu, transformáciu a inteligentné spracovanie elektronických faktúr v prostredí zákazníka,“ hovorí Peter Steiner, riaditeľ Úseku softvérového vývoja a produktov spoločnosti Alanata.
Jeden komunikačný uzol pre celú organizáciu
Alanata ECN je cloudová platforma postavená na SAP BTP, ktorá centralizuje spracovanie prijatých aj odosielaných elektronických faktúr. Riešenie zabezpečuje transformáciu dát medzi internými systémami a štandardom Peppol BIS 3, smerovanie dokumentov, validáciu údajov, audit procesu a monitoring komunikácie.
V praxi tak organizácia nemusí riešiť integráciu každého systému samostatne. Interné aplikácie komunikujú s ECN a ten zabezpečuje všetky procesy potrebné pre elektronickú výmenu faktúr.
Pri prijatých faktúrach riešenie zabezpečuje ich prevzatie od Digitálneho poštára, triedenie podľa definovaných pravidiel alebo používateľských rozhodnutí a následné smerovanie do príslušných ERP alebo non-ERP systémov.
Pri odosielaných faktúrach naopak zabezpečuje validáciu, obohatenie údajov, transformáciu do požadovaného formátu a následné odoslanie prostredníctvom Digitálneho poštára do siete Peppol.
Výhody, ktoré presahujú legislatívnu povinnosť
Povinná eFakturácia býva často vnímaná len ako regulačná požiadavka. Správne navrhnuté riešenie však môže priniesť aj ďalšie benefity.
V prípade Alanata ECN je spracovanie dát presunuté mimo ERP systémov, čím sa znižuje ich zaťaženie. Organizácia zároveň získava jednotné miesto pre monitoring, audit a správu elektronickej komunikácie. Výhodou je aj možnosť integrácie prostredníctvom štandardných REST API rozhraní alebo existujúcich integračných platforiem.
Riešenie navyše umožňuje zachovať kontinuitu prevádzky aj počas plánovaných odstávok alebo aktualizácií ERP systémov, keďže samotné spracovanie elektronických faktúr prebieha v cloudovom prostredí.
Čas na prípravu je práve teraz
Rok 2026 predstavuje pre firmy ideálne obdobie na prípravu, testovanie procesov a vyhodnotenie dopadov na existujúce informačné systémy.
„Organizácie, ktoré začnú s prípravou v predstihu, získajú dostatok času na optimalizáciu procesov a minimalizáciu rizík spojených s nábehom povinnej elektronickej fakturácie.“
Elektronická fakturácia tak nemusí byť len ďalšou legislatívnou povinnosťou. Môže sa stať príležitosťou na modernizáciu procesov, zjednotenie integrácií a vytvorenie stabilného základu pre ďalšiu digitalizáciu podnikových procesov.
Ak chcete zistiť, ako pripraviť vaše ERP a podnikové systémy na povinnú eFakturáciu a sieť Peppol, odborníci zo spoločností Alanata vám radi pomôžu navrhnúť riešenie zodpovedajúce potrebám vašej organizácie.