MindRec je certifikovaný systém pre správu registratúry, navrhnutý tak, aby poskytoval centrálnu evidenciu, zdieľanie, vyhľadávanie a bezpečné uchovávanie dokumentov počas celého ich životného cyklu.
Hlavné výhody MindRec zahŕňajú:
- Jednoduché používanie: Prehľadné a intuitívne rozhranie umožňuje rýchlu orientáciu v dokumentoch.
- Plná kontrola: Umožňuje sledovať a riadiť obeh dokumentácie v organizácii.
- Zhodnosť s legislatívou: MindRec spĺňa všetky požiadavky výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry o čom svedčí získaný certifikát.
- Bezpečnosť: Zabezpečuje riadený prístup k dokumentom a ich bezpečné uchovávanie.
Príprava dokladov
- Prvotné zaevidovanie zásielok alebo interných dokumentov, čím sa stanú registratúrnymi záznamami (RZ).
- Definovanie atribútov a metadát RZ.
- Pridelenie RZ na spracovanie inému používateľovi – spracovateľovi.
Spracovanie záznamu
- Spis združuje RZ, ktoré sa viažu k tej istej veci.
- Systém umožňuje spracovateľovi vytvorenie nových spisov.
- Nový RZ spracovateľ zaradí do existujúceho alebo práve vytvoreného spisu.
Uchovanie spisu v organizácii
- Uzatvorený spis spracovateľ po určenom čase odovzdá správcovi registratúry do registratúrneho strediska.
- Systém umožňuje vyhľadávanie a prístup k spisom a RZ po dobu, kým ich pracovníci spoločnosti potrebujú pre svoju činnosť.
- Prehľad o vypožičiavaní fyzických spisov systém podporuje prostredníctvom správy výpožičiek.
Vybavenie a uzatvorenie spisu
- Systém umožňuje schvaľovanie RZ podľa biznis pravidiel spoločnosti.
- Pri vybavovaní je často potrebné RZ odosielať mimo spoločnosť.
- Systém umožňuje zaevidovanie odoslania RZ.
- Ak je vec, ktorej sa spis týka vybavená, spracovateľ spis uzatvorí.
Riadené vyraďovanie
- Nepotrebné spisy, ktorým uplynula lehota uloženia, je možné so súhlasom Štátneho archívu vyradiť.
- Systém umožňuje správcovi registratúry vygenerovať zoznam spisov určených na vyradenie.
- Po absolvovaní vyraďovacieho konania správca registratúry jednoducho vygeneruje SIP balíček, ktorý elektronicky odovzdá do Štátneho archívu.
MindREC umožňuje organizáciám mať úplný prehľad nad zmluvami, objednávkami a ďalšou dôležitou dokumentáciou, čím zjednodušuje jej správu a archiváciu v súlade s platnými právnymi predpismi.
