V digitálnej ére je efektívne riadenie a správa dokumentov kľúčom k optimalizácii vnútorných procesov a zvyšovaniu produktivity organizácie. Alanata eOffice je sofistikovaný softvérový produkt navrhnutý na mieru pre potreby moderných organizácií, ktoré hľadajú robustné riešenie na správu registratúr, riadenie obehu dokumentov a integráciu s elektronickými schránkami na Ústrednom portáli verejnej správy (ÚPVS).
Komplexné riešenie pre správu dokumentov a registratúr
Alanata eOffice je komplexný moderný systém, ktorý zahŕňa širokú škálu nástrojov a stratégií na efektívne spracovanie, uchovávanie a správu neštruktúrovaných informácií v organizácii. Systém je navrhnutý tak, aby pokryl celý životný cyklus dokumentov – od ich vytvorenia, cez spracovanie, až po archiváciu alebo bezpečné zničenie.
S eOffice je možné zabezpečiť, že všetky dôležité informácie sú vždy na dosah a dostupné v reálnom čase, čo umožňuje organizáciám robiť správne rozhodnutia na základe aktuálnych údajov.
Hlavné funkcie a prínosy eOffice
- Efektívna správa registratúrnych záznamov a spisov: Systematická evidencia, správa a vybavovanie všetkých typov dokumentov vrátane ich správy v registratúrnom stredisku až po ich vyradenie z registratúry.
- Bezpapierová kancelária: Elektronizácia dokumentov a procesov vedie k úspore času a nákladov, znižuje riziko straty dokumentov a zvyšuje transparentnosť v organizácii.
- Sledovanie odchádzajúcej pošty v eOffice: Vďaka priamej integrácii s Track & Trace API Slovenskej pošty môžu používatelia eOffice pohodlne monitorovať stav odoslaných dokumentov bez potreby manuálneho vyhľadávania informácií na externých stránkach.
- Podpora kvalifikovaného rozhodovania: Vedúcim pracovníkom poskytuje presné a aktuálne informácie o stave spracovania dokumentov, čo im umožňuje efektívne riadiť procesy a prijímať kvalifikované rozhodnutia.
- Efektívna správa výpožičiek dokumentov: Systém zabezpečuje jednoduché a prehľadné riadenie výpožičiek od vytvorenia žiadosti až po jej vybavenie, čo zlepšuje kontrolu nad dokumentmi.
- Elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci: Plne elektronická komunikácia s verejnými orgánmi prostredníctvom integrácie s ÚPVS, ktorá zjednodušuje a urýchľuje procesy.
- Správa dokumentov v registratúrnom stredisku: Umožňuje prehľadnú evidenciu, uchovávanie a riadenie fyzických aj elektronických dokumentov v registratúrnom stredisku vrátane automatizácie procesov ich archivácie, výpožičky a vyradenia.
Kľúčové výhody nasadenia eOffice
- Zefektívnenie interných procesov: eOffice pomáha organizáciám prehľadne riadiť a sledovať všetky dokumenty, čo vedie k zvýšeniu efektivity a zníženiu administratívnej záťaže.
- Transparentnosť a kontrola: Systém umožňuje transparentnú distribúciu a obeh dokumentov, pričom zabezpečuje, že všetky kroky v procese sú zdokumentované a ľahko dohľadateľné.
- Zníženie nákladov: Prechod na elektronické spracovanie agendy pomocou eOffice výrazne znižuje náklady spojené s papierovou formou dokumentov a ich spracovaním.
- Ochrana a bezpečnosť informácií: eOffice poskytuje vysokú úroveň ochrany údajov a umožňuje prístup k dokumentom len oprávneným používateľom, čím minimalizuje riziko straty alebo zneužitia citlivých informácií.
- Podpora pre legislatívne požiadavky: Systém je navrhnutý tak, aby bol plne v súlade s legislatívnymi normami a štandardmi pre správu registratúr, čo zaručuje jeho použiteľnosť v akomkoľvek právnom prostredí.
Modulárny prístup eOffice
Alanata eOffice je modulárny systém, ktorý je možné prispôsobiť špecifickým potrebám každej organizácie. Systém ponúka rad voliteľných modulov, ktoré pokrývajú špecifické požiadavky na správu dokumentov, vrátane bezpapierovej kancelárie, plánovania a rozhodovania, elektronickej komunikácie s verejnou správou a dlhodobej archivácie.
eOffice ERM (Electronic Record Management)
Modul pre komplexnú správu registratúrnych záznamov a spisov. Zahŕňa funkcionality na evidenciu a správu dokumentov (papierových aj elektronických), ich zaraďovanie do spisov, vybavovanie, ukladanie a vyradenie. Tento modul zabezpečuje súlad s legislatívou a ponúka flexibilný autorizačný model a notifikácie pre zamestnancov.
eOffice GPI (Government Portal Integration)
Modul pre integráciu s elektronickými schránkami Ústredného portálu verejnej správy (ÚPVS). Umožňuje príjem, spracovanie a odosielanie elektronických správ priamo z prostredia eOffice, vrátane podpory zaručeného elektronického podpisu (KEP). Poskytuje tiež automatizáciu procesov súvisiacich s komunikáciou cez ÚPVS.
eOffice ERM (Electronic Record Management)
Modul pre komplexnú správu registratúrnych záznamov a spisov. Zahŕňa funkcionality na evidenciu a správu dokumentov (papierových aj elektronických), ich zaraďovanie do spisov, vybavovanie, ukladanie a vyradenie. Tento modul zabezpečuje súlad s legislatívou a ponúka flexibilný autorizačný model a notifikácie pre zamestnancov.
eOffice GPI (Government Portal Integration)
Modul pre integráciu s elektronickými schránkami Ústredného portálu verejnej správy (ÚPVS). Umožňuje príjem, spracovanie a odosielanie elektronických správ priamo z prostredia eOffice, vrátane podpory zaručeného elektronického podpisu (KEP). Poskytuje tiež automatizáciu procesov súvisiacich s komunikáciou cez ÚPVS.
Pre ešte vyššiu flexibilitu ponúka eOffice aj doplnky, ktoré rozširujú jeho funkcionalitu:
eOffice Outlook konektor
Rozšírenie pre integráciu eOffice s Microsoft Outlook, ktoré umožňuje evidovať prichádzajúce záznamy priamo z e-mailového prostredia. Automaticky predvypĺňa údaje z prijatých e-mailov pre efektívnejšiu evidenciu.
Prínos pre organizácie všetkých veľkostí
Alanata eOffice je riešenie vhodné pre organizácie všetkých veľkostí – od malých firiem až po veľké korporácie a verejnú správu. Systém je flexibilný a ľahko prispôsobiteľný potrebám konkrétnej organizácie, čo z neho robí ideálny nástroj pre moderné riadenie dokumentov a registratúr v digitálnej dobe.
